Paperiton ADF - Technische Informatie

Paperiton ADF is een Windows service die ervoor zorgt dat er automatisch nieuwe documenten geheel conform uw richtlijnen aan de Paperiton DMS database worden toegevoegd.

Paperiton ADF Bron Directory

Eerst zal een filesysteem directory op een server worden gedefinieerd als brondirectory voor Paperiton ADF.

De brondirectory is gekoppeld aan de Paperiton ADF door middel van een configuratie bestand. Deze bepaalt de regels voor de nieuw toe te voegen documenten. Indien nodig kunnen er meerdere brondirectories gedefinieerd worden met elk eigen specifieke configuraties and business rules.

De regels voor een brondirectory bestaan bijvoorbeeld uit de volgende instellingen:

De plaats van de brondirectory
Informatie over de connectie met de Paperiton DMS Server (server, database)
De DMS map waaraan de documenten worden toegevoegd
Instructies met betrekking tot het vullen van de metadata
Configuratie van dynamische waarden voor metadata die opgehaald worden uit een extern systeem of database
Regels voor het routeren van documenten (automatische documentroutering aan een of meerdere gebruikers)
Document Proces regels (automatische toezending van een document aan een Document Proces)
Document status regels (maak een document wel of niet definitief)
Toegangsrechten instellen
Bestandstypering en bestandsgrootte beperkingen
Configuratie van metadata bestanden
Logging regels voor goede en foutieve toevoegingen

Nu is de Paperiton ADF klaar voor gebruik en gereed om documenten toe te voegen.

Paperiton ADF gebruiken

Omdat Paperiton ADF is a Windows Service is kan deze het best actief zijn op momenten van de dag die de organisatie het beste schikt. Beheerders kunnen deze instellingen zelf bepalen. Het configuratiebestand wordt gelezen zodra de service is gestart. Staan er al documenten in de brondirectory, dan begint de ADF deze meteen te verwerken.

Paperiton ADF bewaakt de brondirectories. Verschijnt er een nieuw bestand, dan zal deze conform de configuratie voor die brondirectory behandeld worden.

Paperiton ADF stelt automatisch de document metainformation in, statisch of dynamisch en voert alle andere instructies uit tijdens het toevoegen van het document. Als de doelmap overerfbare metainformatie bevast zal deze ook door het document worden overgenomen.

Statische instructies worden gewoonlijk door het configuratiebestand geīnitieerd, terwijl de dynamische data conform de regels, document voor document wordt opgehaald uit een ander systeem. Paperiton ADF heeft de mogelijkheid externe componenten te gebruiken om dynamische metadata waarden op te halen.

Meta data bestanden leveren metainformatie voor koppeling met met document

Het document zelf kan ook metadata doorgegeven krijgen door de ADF in een apart bestand. Deze informatie wordt bij het bestand opgeslagen in de brondirectory. Paperiton ADF leest de informatie terwijl de voorbereidingen plaatsvinden om het document op te slaan in het DMS conform de geconfigureerde regels.

Als bijvoorbeeld tijdens het scanproces informatie is gedestilleerd uit een gescand document, zoals een barcode, een klantcode, ordernummer of iets vergelijkbaars, dan kan deze code opgeslagen worden als metadata bij het document, of gebruikt worden als sleutelinformatie voor het ophalen van aanvullende informatie die als metadata bij het document gebruikt kan worden.

Dit kan in principe elk gewenst document zijn. Het document kan afkomstig zijn van een scanner of van een andere computersysteem.

Hieronder vindt u een aantal mogelijke scenarios.

Gescande documenten toevoegen aan Paperiton DMS

Moderne scanners hebben goede batch en OCR functies om oiriginele papieren documenten om te zetten in een document bestaande uit tekst en afbeeldingen. Het is belangrijk te begrijpen wat het verschil is tussen een image, een afbeelding en een document of een document dat is geproduceerd door het gebruik van OCR op basis van een interpretatie van die afbeelding.

Een ge-OCR-ed document is bruikbaarder en dus waardevoller voor een DMS dan een afbeelding van het orginele document in TIFF formaat. Een document dat tekst bevat kan op inhoud doorzocht worden, waarmee de zoekmogelijkheden verregaand verbeterd worden. Ook de tekst kan hergebruikt worden en gekopieerd worden als tekst naar een andere document.

Meestal wordt tijdens het scanproces de inhoud van het papieren document gescand en vertaald naar Adobe PDF formaat. Dit formaat wordt over het algemeen beschouwd als een goede oplossing voor langdurige opslag van elektronische documenten.

De scanner zal zodanig geconfigureerd worden dat de elektronische documenten naar een Paperiton ADF brondirectory worden gestuurd. Hier worden ze opgehaald en opgeslagen in het Paperiton Document Management System.

Verschillende type documenten stellen verschillende afhandelingseisen voor opslag in het DMS. Meestal is het mogelik deze batch/job regels of profielen in te stellen met behulp van de scansoftware. Hier kunnen de verschillende output locaties worden vastgelegd. Deze locaties kunnen weer gekoppeld worden met verschillende Paperiton ADF brondirectorie configuraties. Op deze wijze kan de bediener van de scanner er op een makkelijke manier voor zorgen dat de juiste DMS afhandelingsprocedure wordt gebruikt..

Paperiton DMS heeft geen beperkingen wat betreft het gebruik van scanners of documentscanning software. Belangrijk is natuurlijk wel dat de kwaliteit van het gescande document beantwoordt aan de eisen van onze klanten. De enige eis die ADF hieraan stelt is dat er een mogelijkheid is om het elektronische document in een brondirectory te plaatsen waar de ADF deze kan vinden.

Informatie destilleren uit de barcode of informatie ophalen uit het document zelf wordt eveneens door de scanner gedaan. Deze informatie wordt doorgegeven aan de Paperiton ADF middels ene metadata bestand.

Natuurlijk kunt u gebruik maken van meerdere scanners of andere bronnne om de Paperiton ADF te voeden.

Documenten uit andere systemen in Paperiton DMS importeren

Heeft u bijvoorbeeld een AS/400, Linux, of UNIX-systeem, waamee regelmatig rapporten in een bestandsformaat worden geproduceerd, dan kunt u deze direct aan gebruikers beschikbaar stellen via het document management systeem.

U kunt een Paperiton ADF brondirectory aanmaken speciaal voor deze automatisch aangemaakte bestanden uit andere systemen. Als er extra metainformatie beschikbaar is die meegenomen moet worden met de output, dan kan het samen met het document in de juiste brondirectory geplaatst worden en toegepast worden op het document dat moet worden opgeslagen in de DM database. Op die manier beschikt het document in de DM database over alle benodigde metadata die automatisch zijn gevuld door het systeem dat het document heeft aangemaakt, waarmee het document in het DMS eenvoudig gekoppeld kan worden aan de actuele data.

Het doet er niet toe waar het document wordt gegenereerd. Belangrijk is dat het met behulp van FTP of elke andere toepassing kan worden verplaatst naar de Paperiton ADF brondirectory.