Microsoft Office -integraatio

Paperiton DMS -dokumentinhallintajärjestelmässä on hienostunut tuki integraatiolle Microsoft Office -tuotteisiin.

Liityntämme ei muuta Office-tuotteen perustoiminnallisuutta millään tavalla, kuten osa kilpailjoistamme edelleen tekee.

Paperiton DMS ei pakota tiedostojen tallentamiseen dokumentinhallintaan, sillä juuri koskaan aivan kaikkia dokumentteja ei sinne tarvitse viedä. Voit myös käyttää toimisto-ohjelmistoja ilman, että dokumentinhallinta on käynnissä. Kun haluat tallentaa dokumentin Paperiton DMS-järjestelmään, se käynnistetään tarvittaessa sinulle.

Loppukäyttäjän kokemus integraation käyttämisestä onkin ollut lähtökohtana, kun tämä oleellinen osa tuotteestamme on suunniteltu.

Paperiton DMS "yhden napin"-periaate

Kun haluat tallentaa dokumentin Microsoft Office -ohjelmistosta, klikkaat työkalurivin "Tallenna Paperiton DMS:ään" -painiketta. Integraation Microsoft Office -ohjelmistoon on toteutettu aitona Microsoft Office -laajennuskomponenttina (add-in), minkä johdosta ei tarvitse sotkeutua asiakirjamallien ja makrojen viidakoihin. Teknologiamme luotettavuus ja suorituskyky ovat sitä, mitä niiden pitääkin olla: erittäin hyviä.

Sama konsepti on käytössä kaikissa tuetuissa Microsoft Office -tuotteissa.

Työskentely Microsoft Wordillä Paperiton DMS -integraation kanssa

Käynnistä Word tavalliseen tapaan. Luo asiakirja kuten tavallisestikin sen teet. Kun on aika tallettaa asiakirja Paperiton DMS arkistoon, painat työkalupalkin "Tallenna Paperiton DMS:ään" -painiketta. Täytät dokumentin metatiedot esille tulevassa ikkunassa, ja painat OK-painiketta.

Siinä se on - uusi dokumentti on lisätty Paperiton dokumentinhallintaan!

Seuraavaksi, otamme saman dokumentin muokattavaksi Paperiton dokumentinhallinnasta.
Valitse dokumentti sekä sen työkaluvalikosta komento "Ota muokattavaksi". Asiakirja haetaan arkistosta, ja avataan sinulla Microsoft Wordissa. Nyt voit muokata sitä tarpeen mukaan. Kun olet valmis, ja haluat palauttaa asiakirjan arkistoon, klikkaa uudelleen Wordin työkalupalkin jo tuttua painiketta. Uusi versio asiakirjasta on näin talletettu dokumentinhallintaan.

Työskenneltäessä Paperiton DMS dokumentinhallintajärjestelmällä, käyttäjän ei tarvitse huolehtia siitä, missä paikallinen työtiedosto sijaitsee työaseman kovalevyllä. Dokumentinhallintajärjestelmä pitää tästä huolen puolestasi. Jos sinun todellakin tarvitsee tietää missä työtiedosto sijaitsee, tieto on tietenkin saatavillasi. Mutta miksi tavallisessa työssä sinua käyttäjänä pitäisi vaivata tällaisella teknisellä yksityiskohdalla?
Tällä tavalla saadaan eliminoitua jälleen yksi kohta, jossa käyttäjän virhe voi aiheuttaa hämminkiä, kun Paperiton DMS pitää huolen paikallisista tiedostoista.

Vielä helppokäyttöisemmän integraation toteuttaminen vaatisi ajatustenlukua. Valitettavasti sitä emme osaa.

Työskentely Paperiton DMS:ään integroidulla Microsoft Excelillä, PowerPointilla tai Visiolla

Tiedät se jo!

Excelin, PowerPointin ja Vision käyttö noudattaa samaa tapaa jonka jo opit Wordin kanssa.

Työskentely Microsoft Outlookilla Paperiton DMS:n kanssa

Microsoft Outlook on luonteeltaan erilainen kuin edellä mainitut sovellukset. Itse asiassa Outlook on itsessään jo eräänlainen erikoistunut dokumentinhallintajärjestelmä.

Outlookissa sen sisältämät "asiakirjat" voivat olla sähköpostiviestejä, yhteystietoja, muistiinpanoja, tapaamisia tai tehtäviä. Kaikki nämä voidaan tallettaa myös Paperiton dokumentinhallintaan samalla tutulla yhden napin periaatteella ja aivan yhtä helposti kuin muissa Microsoft Office -tuotteissa.

Outlookista voit kerätä ja tallentaa dokumentinhallintaan esimerkiksi tiettyä asiakasta tai projektia koskevat sähköpostit. Valitset vain haluamasi tiedot tavalliseen tapaan Outlookissa, ja painat "Tallenna" painiketta. Tästä eteenpäin toiminta on aivan kuten muissa Office-sovelluksissa.

Tuetut Microsoft Office -versiot

• Microsoft Office XP
• Microsoft Office 2003
• Microsoft Office 2007

Tuetut Microsoft Office -sovellukset

• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint
• Microsoft Outlook
• Microsoft Visio

Aiheeseen liittyviä tietoja

• OpenOffice.org -integraatio