Paperiton ADF - Teknisiä tietoja

Paperiton ADF on Windows palvelu (service), joka lisää automaattisesti dokumentteja Paperiton DMS dokumentinhallintaan ennalta määriteltyjen sääntöjen mukaisesti.

Paperiton ADF lähdehakemisto (Source Directory)

Paperiton ADF -laajennuksen perustana on tiedostojärjestelmän tiettyjen kansioiden tarkkailu. Näihin kansioihin liitetään ADF:n määrittelytiedostossa tiedot siitä, miten hakemistoon tulevat dokument käsitellään. Näitä lähdehakemistoja (Source Directory) voidaan määritellä useita, joista jokaisella voi olla erilaiset asetukset ja säännöt.

Lähdehakemistoon liittyvät säännöt koostuvat mm. seuraavista asioista:

• Lähdehakemiston sijainti.
• Paperiton DMS -palvelimen yhteystiedot (palvelimen osoite, käytettävä tietokanta).
• DMS:n kohdekansion tiedot, johon dokumentit sijoitetaan dokumentinhallinnassa.
• Säännöt dokumenttien metatietojen käsittelylle.
• Dynaamisten metatietoarvojen asettamiseen tarkoitettujen ADF:n plug-in komponenttien asetukset. Nämä komponentit voivat lukea metatietojen arvot jostain muusta järjestelmästä. 
• Dokumenttien reititysten säännöt.
• Dokumenttiprosessien aloittamisen säännöt.
• Dokumentin tilaan liittyvät säännöt.
• Käyttöoikeuksien asetukset.
• Tiedoston tyyppiin ja kokoon liittyvät rajoitukset.
• Erillisen metatiedoston asetukset.
• Lokitietojen käsittelysäännöt.

Kun asetukset on tehty, Paperiton ADF on valmiina käyttöön.

Paperiton ADF:n käyttö

Koska Paperiton ADF on Windows-palvelu (service), voidaan se pitää käynnissä juuri silloin kun se parhaiten kokonaisuuteen sopii. Näin pääkäyttäjillä on mahdollisuus kontrolloida mitä tapahtuu ja milloin. Kun Paperiton ADF käynnistetään, se lukee määrittelytiedostosta asetuksensa. Jos jossain lähdehakemistossa on dokumentteja odottamassa lisäämistä, niiden käsittely alkaa automaattisesti. Lähdehakemistoja voidaan siis käyttää lisättävien dokumenttien "puskurivarastona".

Paperiton ADF seuraa määriteltyihin lähdehakemistoihin "ilmestyviä" uusia tiedostoja. Kun uusi tiedosto havaitaan, sen käsittely alkaa ADF:n asetusten mukaisesti.

Kun Paperiton ADF lisää dokumentin, se asettaa dokumentin metatiedot, olivat ne sitten määrittelytiedostossa asetetut staattiset arvot tai dynaamisesti luotavat. Jos DMS:n kohdekansio sisältää periytyviä metatietojen arvoja, niitä käytetään oletusarvoina.

Dynaamisesti määriteltävät metatietojen arvot luodaan tyypillisesti jossain toisessa järjestelmässä. Paperiton ADF tukee plugin-periaatteella toimivia komponentteja, jotka voivat lukea dynaamiset tiedot jostain toisesta järjestelmästä.

Metatietotiedosto välittää metatiedot lähdejärjestelmästä

Asiakirjaan liittyvät metatiedot voidaan välittää Paperiton ADF -palvelulle erillisen metatietotiedoston välityksellä. Kyseinen tiedosto yksinkertaisesti sijoitetaan siihen liittyvän dokumentin kanssa samaan ADF:n lähdehakemistoon. Paperiton ADF lukee määrittelytiedostonsa ohjeiden mukaan metatietotiedostosta metatietojen arvot ja liittää ne dokumenttiin.

Jos esimerkiksi dokumentin skannausvaiheessa dokumentista luetaan viivakoodin arvo (asiakasnumero, tilausnumero tai vastaava), kyseinen tieto voidaan tallettaa dokumentin metatiedoksi. Samaa mekanismia voidaan myös käyttää hakemalla vaikkapa asiakasnumeron perusteella asiakkaan nimi dokumentin metatietoihin. 

Sillä ei ole väliä minkätyyppinen dokumentti on, kunhan se vastaa käyttötarkoitustaan. Dokumentti voi olla peräisin yhtä hyvin skannerista tai toisesta tietojärjestelmästä.

Alla on esitelty muutamia yleisiä käyttötapoja.

Skannattujen dokumenttien lisääminen Paperiton DMS -dokumentinhallintaan

Nykyaikaisissa skannereissa ja skannausjärjestelmissä on hyvät ominaisuudet paperidokumenttien muuttamiseksi sähköiseen muotoon, joko kuvina tai OCR-toiminnon avulla muutettuna kuvien ja tekstin yhdistelmäksi. On tärkeätä ymmärtää skannerin tuottaman dokumentin kuvan ja OCR-tulkitun dokumentin välinen ero.

Dokumentinhallintajärjestelmien kannalta OCR-tulkittu dokumentti suo laajemmat käyttömahdollisuudet kuin vaikkapa perinteisesti dokumenttien skannausratkaisujen yhteydessä käytetty TIFF-tiedostomuoto. OCR-tulkittu dokumentti sisältää tekstiä, jota voidaan käyttää sisältöhauissa. Lisäksi tekstin osia voidaan tarpeen mukaan kopioida dokumentista muihin käyttötarkoituksiin, kuten tekstinkäsittelyyn.

Nykyään paperidokumentit yleensä muokataan skannausprosessia Adobe PDF -muotoon, jota pidetään yleisesti ottaen hyvänä ratkaisuna pitkäaikaiseen dokumenttien säilytykseen.

Skannausjärjestelmä konfiguroidaan tuottamaan sähköiset dokumentit Paperiton ADF lähdehakemistoon, josta ADF ottaa ne sitten käsittelyyn.

Erilaiset skannattavat dokumentit voivat edellyttää erilaista käsittelyä matkalla dokumentinhallintaan. Silloin ratkaisuna yleensä on skannata erityyppiset dokumentit omina skannauserinään ja käyttää skannausratkaisun sisältämiä mahdollisuuksia tuottaa dokumentit eri kohdehakemistoihin. Nämä voivat olla suoraan eri Paperiton ADF:n lähdehakemistoja tai "välivarastohakemistoja", joista dokumentit ohjataan edelleen oikeaan ADF:n lähdehakemistoon. Tuloksena on, että skannerin käyttäjä voi skannausjärjestelmästä ohjata sähköiset dokumentit oikeaan ADF:n käsittelyprosessiin yksinkertaisesti valitsemalla dokumenttityypin mukaan oikean skannausprosessin (batch/job type/profile). 

Paperiton DMS ei ole rajoittunut tiettyihin skannereihin tai "dokumentinkaappaus" (capture) ohjelmistoihin. Kunhan skannausratkaisun tuottama dokumentti vastaa asiakkaan tarpeita parhaalla mahdollisella tavalla, skannausratkaisu voidaan valita vapaasti. Ainoa vaatimus on, että skannausjärjestelmän tuottama tiedosto voidaan ohjata tavalla tai toisella ADF:n lähdehakemistoon.

Viivakoodien tai muiden dokumentista tulkittavien tietojen lukeminen skannatusta dokumentista tehdään skannausjärjestelmässä ja tiedot siirretään Paperiton ADF:lle metatietotiedostossa.

Paperiton ADF -laajennusta voi luonnollisesti syöttää useampi kuin yksi skannaustyöasema tai muu sähköisten dokumenttien lähde. Tarpeen vaatiessa Paperiton DMS dokumentinhallintaan voidaan luonnollisesti lisätä useampikin kuin yksi ADF-laajennus hoitamaan dokumenttien lisäämistä.

Muiden tietojärjestelmien tuottamien dokumenttien lisääminen Paperiton DMS -dokumentinhallintaan

Tarpeena voi olla esimerkiksi tallettaa dokumentinhallintaan AS/400-, Linux- tai UNIX-järjestelmien tuottamia raportteja säännöllisin määräajoin. Näin käyttäjillä on helppo tapa löytää ja hyödyntää raportteja yhdestä järjestelmästä.

Tyypillinen ratkaisutapa on järjestää tähän tarkoitukseen oma  lähdehakemisto, jonne kyseiset automaattisesti tuotetut dokumentit sijoitetaan joko kopioimalla tai siirtämällä. Jos alkuperäisjärjestelmästä on saatavilla metatietoja, ne voidaan tallettaa raportin rinnalle metatietotiedostoksi, joka järjestetään ADF:n lähdehakemistoon dokumentin kanssa.

Sillä ei ole suurtakaan merkistystä, missä järjestelmässä dokumentti on aluperin luotu, kunhan se voidaan siirtää vaikkapa FTP:llä Paperiton ADF lähdehakemistoon.